Compliance Richtlinie

Zu Gremienarbeit und Arbeitsgruppen bei NRW.Energy4Climate

Die Compliance-Richtlinie gilt für alle Mitarbeitende von NRW.Energy4Climate und Teilnehmenden der einzelnen Gremien und Arbeitsgruppen. Ihr Ziel ist es, Gesetzesverstöße, insbesondere kartellrechtliche Verstöße, wirksam zu verhindern. Auch nach Einführung der Richtlinie finden regelmäßig Überprüfungen statt, um ein beständiges, gesetzes- und wettbewerbstreues Handeln sicherzustellen. Erfolgte Regelverstöße sind schnellstmöglich zu identifizieren, um auf diese angemessen reagieren zu können.

1. Allgemeines

  • Benachteiligung aus Gründen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sind strikt untersagt.
  • Jede:r Teilnehmer:in ist verpflichtet, die in ihrem/seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten sowie sich bei seinem Handeln an den Werten der Integrität, Fairness und dem Grundsatz der Transparenz zu orientieren.
  • NRW.Energy4Climate bekennt sich insbesondere zur konsequenten Einhaltung des nationalen und europäischen Kartellrechts und arbeitet ausschließlich im Einklang mit diesen Vorschriften. Sie verpflichtet sich, jedem kartellrechtswidrigen Verhalten im Rahmen oder im Umfeld seiner Aktivitäten aktiv entgegenzutreten.
  • Interessenskonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten sind zu vermeiden.
  • Die Teilnehmenden der Gremien und Arbeitsgruppen gehen fair und vertrauensvoll miteinander um und streben eine regelmäßige Teilnahme und kontinuierliche Mitarbeit in den Gremien und Arbeitsgruppen an.

2. Gremienarbeit und Arbeitsgruppen

  • NRW.Energy4Climate stellt die Einhaltung der Regelungen der Compliance sicher (z.B. durch eine vorab verschickte Tagesordnung und ein vertrauliches Protokoll)
  • Gremien und Arbeitsgruppen bei NRW.Energy4Climate bieten Plattformen für Unternehmen, die auch Wettbewerber sein können. Die dort stattfindenden Tätigkeiten müssen stets im Einklang mit geltendem Recht stehen.
  • Die Sitzungen von NRW.Energy4Climate-Gremien und Arbeitsgruppen sind nicht öffentlich. Die Kommunikation wird jedoch so gehalten, als wäre sie öffentlich.
  • Sitzungen/Telefonkonferenzen und sonstige Veranstaltungen finden nur statt, wenn die Mitglieder dazu in Textform eingeladen wurden.
  • Die Einladung enthält eine Tagesordnung, die eingehalten werden muss. Kurzfristige Änderungen der Tagesordnung sind möglich, sofern sie nachvollziehbar und transparent erfolgen.
  • Zu Beginn jeder Sitzung wird auf die Regelungen zur Compliance und Kartellrecht hingewiesen.
  • Der:Die Vorsitzende stellt sicher, dass es im Verlauf der Sitzung nicht zu unzulässigem Austausch kommt und weist Teilnehmende, die sich nicht kartellrechtskonform verhalten, darauf hin.
  • Unterstützung des:der Vorsitzenden. Bei jeder Sitzung sollte mindestens ein:e NRW.Energy4Climate-Mitarbeiter:in anwesend sein.
  • Bei den Tagesordnungspunkten werden nur solche Informationen aus Unternehmen eingebracht, die für die Behandlung des Tagesordnungspunktes erforderlich sind. Über Rechtsänderungen, Gesetzgebungsvorhaben und politische Initiativen mit Auswirkungen auf die Branche dürfen Unternehmen sprechen;
  • Sofern ein:e Teilnehmer:in Bedenken äußert, ob das, was gesagt wird, rechtlich zulässig ist, darf das Thema nur nach rechtlicher Prüfung fortgesetzt werden.
  • Der Geheimwettbewerb ist zu schützen, indem Absichten und Planungen von Unternehmen vor den Wettbewerbern geheim gehalten werden.
  • Fokus bei Gremienarbeit und Arbeitsgruppen: Kartellrecht (§1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsverbot GWB)
    • Wir machen auf das europäische und nationale Kartellrecht aufmerksam, das untersagt, im Rahmen von unseren Gremiensitzungen und Arbeitsgruppen wettbewerbsrelevante Themen wie Preise, Konditionen, Mengen, Absatzgebiete oder Rabatte zu diskutieren. Auch der Austausch oder das einseitige Offenlegen sensibler Unternehmensdaten sind nicht gestattet. Insbesondere Aussagen über die künftige Geschäftsentwicklung sind kritisch und dürfen nur in aggregierter Form (mindestens 5 Unternehmen) durch NRW.Energy4Climate erfolgen. Aus den aggregierten Daten darf kein Rückschluss auf einzelne Beteiligte möglich sein.
    • Zu den sensiblen Informationen, deren Preisgabe zu unterbinden und zu denen Vereinbarungen oder Abstimmungen verboten sind, zählen insbesondere
      • (1) Preis, Preisbestandteile, Kalkulationen etc.,
      • (2) Produktions- und Liefermengen, Umsätze, Marktanteile, Kunden, Vertragsgestaltung etc.
      • (3) Kapazitäten, Auslastungen, Lagerbestände, Stilllegungen etc.
      • (4) Aufteilungen von Märkten, Projekten, Kunden oder Bezugsquellen
      • (5) Boykotte von (anderen) Kunden, Wettbewerbern oder Zulieferern
      • (6) Geplante, individuelle Vorhaben in Bezug auf konkrete Technologien, Investitionen, oder Marketingpläne für bestimmte Produkte, insbesondere, wenn diese üblicherweise als Geschäftsgeheimnis geschützt sind.
      • (7) Informationen über interne Forschungs- und Entwicklungsvorhaben.
    • Problematische Themen, die nicht komplett auszuschließen, aber ggf. nur in Absprache mit Wettbewerbsrechtsexpert:innen zu behandeln sind:
      • Allgemeine Verkaufs- und Lieferbedingungen
      • Einschränkung der Teilnahme an Messen (Boykott von Messen)
    • Die Teilnehmenden werden im Rahmen der Arbeit in NRW.Energy4Climate-Gremien und Arbeitsgruppen nicht aufgefordert, Unternehmensinformationen preiszugeben und die Offenlegung unternehmensinterner Daten wird nicht zur Voraussetzung für die Mitarbeit in NRW.Energy4Climate-Gremien und Arbeitsgruppen gemacht.
    • Werden in Gremien oder Arbeitsgruppen marktbezogene Themen erläutert, so muss ein:e NRW.Enegry4Climate-Mitarbeiter:in anwesend sein.
    • Es ist ebenfalls untersagt, branchenbezogene Verhaltensweisen abzustimmen oder entsprechende Beschlüsse zu fassen. Solche Aktivitäten können mit hohen Bußgeldern belegt werden.
  • Bei Spontanäußerungen mit kartellrechtlich relevanten Informationen sind die Teilnehmenden dazu verpflichtet, sich von diesem Verhalten wie folgt zu distanzieren:
    • Darauf hinweisen, dass dieser Punkt nicht besprochen werden darf
    • Notfalls vertagen der Diskussion bis zur Klärung der kartellrechtlichen Unbedenklichkeit
    • Wird die Diskussion dennoch fortgesetzt, so ist die Sitzung zu unterbrechen und der Vorgang zu protokollieren.
  • Bei Unklarheiten oder Bedenken wenden Sie sich bitte an Ihre:n Ansprechpartner:in bei NRW.Energy4Climate.
  • Sitzungen sind zu protokollieren, die Protokolle müssen allen betroffenen Gremien und Arbeitsgruppen zugänglich gemacht werden. Die Protokolle sind in geeigneter Form aufzubewahren.
    • Jede Sitzung wird protokolliert. Die Formulierungen im Protokoll sollen klar und eindeutig sein.
    • Es dürfen keine Punkte vom Protokoll explizit ausgenommen werden. Sofern dies vom Gremium gefordert wird, hat der:die Vorsitzende die Behandlung der Punkte zu verweigern.
    • Sitzungsteilnehmende prüfen die Protokolle nach Erhalt auf korrekte Wiedergabe des wesentlichen Verlaufs der Sitzung und sind verpflichtet, auf unvollständige und falsche Protokollierungen hinzuweisen.
  • Die genannten Regeln gelten außerhalb der Sitzungen auch für Pausen, Rahmenveranstaltungen und die zugehörige Korrespondenz.
  • Die vertrauensvolle Zusammenarbeit schließt ein, dass von den Teilnehmenden eingebrachte Inhalte (Informationen) generell vertraulich behandelt werden, Ausnahmen bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung.

3. Datenschutz bezüglich Gremienarbeit und Arbeitsgruppen

  • Die Teilnehmenden sind verpflichtet, die geltenden Datenschutzvorschriften einzuhalten. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus müssen personenbezogene Daten sicher aufbewahrt werden und dürfen nur unter Anwendung der nötigen Vorsichtsmaßnahmen übertragen werden. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein. Ihre Rechte sind zu wahren.
  • NRW.Energy4Climate informiert über und kontrolliert den Datenschutz auf der Online-Arbeitsplattform der NRW.Energy4Climate-Gremien und Arbeitsgruppen. Die Teilnehmenden sind aufgefordert, ihre dort bereitgestellten Informationen intern abzustimmen.
  • E-Mails an Gremien bzw. Arbeitsgruppen werden zur Einhaltung des Datenschutzes als BCC (Blindkopie) versendet.

4. Verhalten der Teilnehmenden im Zusammenhang mit Gremienarbeit und Arbeitsgruppen

  • Die Teilnehmenden sind verpflichtet, solche Handlungen zu unterlassen, die zu einer Strafbarkeit oder Ordnungswidrigkeit wegen Betrugs, Untreue, Insolvenzstraftaten, Verstößen gegen Vorschriften zum Schutze des Wettbewerbs, Vorteilsgewährung oder Bestechlichkeit führen könnten.
  • Grundsätzlich dürfen persönliche Vorteile weder für sich noch für nahestehende Personen gefordert, versprochen oder angenommen werden. Persönliche Vorteile (z. B. Einladungen in Restaurants oder zu Sportveranstaltungen oder Geschenke) dürfen nur angenommen werden, wenn nicht der Eindruck entsteht, von ihnen werde eine Gegenleistung erwartet. Der Vorteil muss im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten liegen und darf nicht gegen ein Gesetz verstoßen.

 

5. Verhalten von Führungskräften bezüglich Gremienarbeit und Arbeitsgruppen

  • Die Führungskräfte haben für die Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen und rechtlichen Vorschriften zu sorgen und wirken auf deren Einhaltung hin.